3.6.1 Aktiviti dalam Penyiasatan Awal

Ketika melakukan penyiasatan awal, penganalisis perlu mengikuti beberapa langkah untuk mengumpul maklumat, pada peringkat akhir penyiasatan penganalisis perlu menghasilkan laporan hasil dari penyiasatan untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan. Sekarang mari kita lihat langkah-langkah yang perlu diikuti oleh penganalisis sistem untuk perancangan projek yang akan dilaksanakan.

Langkah 1: Memahami masalah oganisasi dan peluang yang ada.

Jika permintaan kepada sistem memerlukan pembangunan sistem maklumat yang baru atau hanya perlu melakukan beberapa perubahan kepada sistem yang sedia ada, penganalisis sistem mungkin perlu:

• Membangunkan profil bisnes untuk menerangkan proses bisnes dan fungsinya seperti yang anda telah belajar dalam Bab 1.

• Mengetahui kesan yang akan berlaku kepada operasi bisnes dan sistem maklumat lain.

Kebiasaanya, perubahan dalam satu sistem akan mempengaruhi system yang lain tanpa disedari. Apabila anda menganalisis permintaan kepada suatu sistem, anda mesti mengambil kira pengguna dalam jabatan dan proses bisnes yang terlibat. Dalam kebanyakan kes, permintaan kepada suatu sistem tidak menunjukkan masalah yang tersembunyi, hanya simptom. Sebagai contoh:

i. Anda mungkin menerima permintaan untuk menyiasat punca kelewatan pemprosesan kerangka utama. Selepas penyiasatan, anda dapati bahawa masalah yang itu adalah disebabkan oleh penjadualan kerja yang tidak cukup bagus, yang mana ia tidak mempunyai apa-apa kaitan dengan masalah perkakasan komputer.

ii. Permintaan untuk menganalisis aduan daripada pengguna mungkin disebabkan wakil jualan tidak mendapat latihan yang secukupnya, dan bukanlah kerana barangan yang dihasilkan tidak berkualiti.

Langkah 2: Menentukan Skop Projek dan Batasannya

Menentukan skop projek membawa erti menentukan sempadan projek lengkap yang paling mustahil.

Sebagai contoh, kenyataan seperti slip gaji tidak dihasilkan dengan betul adalah terlalu umum berbanding dengan kenyataan seperti jumlah bayaran kerja lebih masa tidak dikira dengan betul untuk kakitangan di Jabatan Perbendaharaan. Adakalanya, sesuatu projek berkembang tanpa disedari. Bagi mengatasi masalah ini, anda perlu menentukan skop projek dengan lebih jelas. Untuk tujuan itu anda mungkin perlu menggunakan model grafik bagi menggambarkan sistem yang dikehendaki, individu yang terlibat, dan juga proses bisnes. Skop projek juga berperanan sebagai penentu bagi sempadan sistem tersebut dalam penyiasatan awal. Penganalisis sistem harus menghadkan tumpuan kepada masalah dan mengelakkan pembaziran masa dan bajet yang berlebihan.

Selain menentukan skop projek, anda perlu mengenal pasti batasan sistem tersebut. Had dan keperluan adalah syarat bagi sistem untuk mencapai satu spesifikasi yang dinyatakan. Had boleh melibatkan:

1. Perkakasan;
2. Perisian;
3. Masa;
4. Dasar;
5. Undang-undang; dan
6. Kos.